هل تعرف ما تقوله بياناتك المالية؟
هذا هو السبب في أن الاحتفاظ بورقة ميزانية دقيقة وحديثة أمر ضروري. عند إدارة نشاط تجاري ، يجب أن تعرف ما هي الأموال التي ستدفع ، وما يتم دفعه والقيمة الحالية لكل ما تستخدمه في العمليات اليومية.
صفائح التوازن
تقدم الميزانية العمومية نظرة عامة على موجوداتك وخصوم شركتك. الأصول هي كل شيء تمتلكه شركتك. الخصوم هي كل شيء عملك OWES. ما تبقى هو "القيمة الدفترية" لشركتك ، والمعروفة باسم رأس المال السهمي اعتمادا على ما إذا كنت تعمل كمالك وحيد أو كشركة مع المساهمين.
فهم الأصول
عند إعداد الميزانية العمومية ، يجب تقسيم الأصول إلى فئات مختلفة. تختلف الأموال التي يتم جنيها من المبيعات (الحسابات المستحقة القبض) عن قيمة المخزون ، ويمنحك فصل أنواع الأصول فكرة أوضح عن مقدار النقد الفعلي الذي تستخدمه. بعد كل شيء ، قد يكون 2 مليون دولار في المواد الخام أحد الأصول ، ولكن لا يمكنك الاستفادة منه لدفع فواتير الخدمات العامة في الشهر المقبل.
الأصول السائلة
تشتمل هذه الفئة على النقد والنقد المعادل مثل المال في الحسابات البنكية وشهادات الإيداع والسندات وغيرها من المصادر التي يمكن ترجمتها بسرعة إلى نقد دون فقد أي قيمة. تعتبر الذمم المدينة ، وهي قائمة بأية مدفوعات أو مبيعات تنتظر تسويتها ، أصولاً سائلة.
إذا كان لديك أي استثمارات قصيرة الأجل يمكن بيعها إذا لزم الأمر ، يجب أن تعكس الميزانية العمومية ذلك أيضًا.
الاصول المتداولة
الأصول الحالية هي الأصول التي سيتم تحويلها إلى نقد أو استخدامها خلال الاثني عشر شهرا القادمة. حسابات القبض هي الأصول الحالية الأكثر شيوعا. وتشمل الأمثلة الأخرى الاستثمارات قصيرة الأجل والمخزون والنفقات المدفوعة مسبقاً
أصول ثابتة
تشمل الأصول التي تعتبر " أصول ثابتة " الأرض والمباني التي يمتلكها نشاطك التجاري وكذلك المعدات والآليات والمركبات التي تستخدمها بشكل منتظم. على سبيل المثال ، إذا قمت بتشغيل مطعم يقدم خدمة توصيل ، فإن أفرانك وثلاجاتك ومجمداتك وسيارات التوصيل الخاصة بك تعتبر جميعها أصول ثابتة.
أصول أخرى
تستخدم هذه الفئة لتتبع الأصول غير السائلة التي من المتوقع ألا يتم تحويلها إلى نقد خلال الاثني عشر شهرًا القادمة. قد يكون المثال الأكثر شيوعًا هو مبلغ التأمين في مكتبك والذي سيحتفظ به المالك طوال مدة عقد الإيجار.
لتحديد إجمالي أصولك ، أضف سائلك ، وأصولك الحالية ، وموجوداتك الثابتة ، والأصول الأخرى معًا. هو القيمة الإجمالية لكل شكل من أشكال النقد في عملك.
فهم المسؤوليات
وكما هو الحال مع الأصول ، فإن الأعمال التجارية لديها أكثر من نوع واحد من المسؤولية.
يتم احتسابها أيضًا بشكل منفصل في ميزانيتك العمومية بحيث يمكنك رؤية ما لديك للتعامل معه الآن والنفقات التي ستظهر في المستقبل.
المطلوبات المتداولة
أي شيء يجب عليك دفعه خلال الاثني عشر شهرًا القادمة يعتبر التزامًا حاليًا. وقد يشمل ذلك حسابات مستحقة الدفع ، وهي أرصدة مستحقة لأولئك الذين يقدمون المخزون والخدمات لشركتك ، والأجور التي يحصل عليها الموظفون الذين لم يتم دفع رواتبهم بعد. قد تقع الفواتير الشهرية أيضا في هذه الفئة.
مطلوبات طويلة الأجل
إذا كان لديك نفقات أو مدفوعات تتجاوز السنة الحالية ، يتم إدراجها كخصوم على المدى الطويل. توازن الرهن العقاري هو مثال شائع للمسؤولية طويلة الأجل. قد تكون أيضًا الدفعات المستمرة أو عمليات التسليم الشهرية طويلة الأجل إذا كنت تتوقع استمرارها لمدة تزيد عن 12 شهرًا.
أهمية التوفيق
بالطبع ، لمعرفة عدد الأصول والخصوم التي يتعامل معها عملك بالضبط ، يجب عليك تسوية بيانات البنك وبطاقة الائتمان الخاصة بك بشكل منتظم. ببساطة افترض أن جميع المعاملات التي قمت بتدوينها وتلك التي مرت بالفعل هي نفسها قد تسبب لك مشكلة عندما يحين وقت تسديد الفواتير أو تقديم الضرائب.
البيانات المصرفية
يعد التوفيق بين بياناتك المصرفية أمرًا أساسيًا لضمان أمان أموال نشاطك التجاري. عندما تمر عبر بيان شهري ، تحقق من كل معاملة مقابل سجلك وتأكد من مطابقته. قد تجد المدفوعات أو الإيداعات التي نسيت أن تكتبها ؛ طرح أو إضافة هذه وفقا لذلك. قم بمطابقة جميع أرقام التحقق الصادرة مع سجلاتك للتأكد من عدم وجود أي منها ، وإذا كان هناك أي منها ، اتصل بالبنك للتحقق من هذه النفقات وتحديث السجل الخاص بك.
إن التأكد من أن سجلاتك تتطابق مع البنوك يساعدك على تجنب الأخطاء الكبيرة والحفاظ على حساب دقيق للأموال المتوفرة لديك. من السهل أن تخطئ في كتابة شيء ما عندما تكون في منتصف مائة شيء آخر ، ويمكن أن يوفر لك الوقت للتوفيق بين كشف حسابك المصرفي من صداع مالي كبير في وقت لاحق.
كما أن التنبيه إلى كشوف حسابك البنكي ينبهك أيضًا إلى أي احتيال أو سرقة. لسوء الحظ ، قد يكون هذا مشكلة غير شائعة عندما يتعلق الأمر بمسك الدفاتر والحفاظ على المراقبة عن كثب لنشاط حسابك المعتاد يمكن أن يساعدك في تحديد الرسوم غير الصحيحة أو الاحتيالية قبل البدء في جمعها.
بيانات بطاقة الائتمان
إن المال الذي تدفعه شركتك هو أمر لا يقل أهمية عن الأموال التي تأتي. انظر إلى بيان بطاقة الائتمان الشهرية بمجرد وصولها وتراقب نفقات مكررة أو عمليات شراء غير مصرح بها. إذا صادفت أي نشاط يبدو مريبًا ، فاتصل بالشركة التي أصدرت بطاقة الائتمان وألغيتها على الفور.
بالنسبة للمشتريات القانونية ، تأكد من صحة جميع الرسوم. يمكن أن يؤدي الشحن المزدوج العرضي أو الخطأ في سعر محدد إلى دفع شركتك أكثر مما ينبغي لمورّديك. يمكنك حل هذه المشكلات في أسرع وقت ممكن والتأكد جيدًا للتأكد من أنك قد استأثرت بجميع عمليات الشراء التي تمت على مدار الشهر.
بمجرد التوفيق بين كلا البيانين ، تحقق من المبالغ الناتجة مقابل الميزانية العمومية وقم بإجراء أي تغييرات ضرورية بحيث تتطابق جميعها. الهدف من القيام بكل هذا كل شهر هو منع الخسائر الضارة ومراقبة مدى جودة التعامل مع أموال العمل ككل.
تخفيض الديون
إن وجود نظرة عامة شاملة على موجوداتك وخصوم شركتك يجعل من السهل معرفة أين تذهب الأموال وكيف يمكنك إدارة النفقات بشكل أفضل. تبدأ العديد من الشركات الصغيرة بعجز في شكل قروض أو خطوط ائتمان تحتاج إلى أن تسدد بمرور الوقت للعمل في الأسود. كلما كنت تفهم جيدًا مواردك المالية ، أصبح من الأسهل العثور على طرق لتحقيق توازن في شؤونك والحد من الديون.
تسمح لك الميزانية العمومية المدارة بشكل صحيح بالبقاء على رأس كل معاملة تحدث أثناء العمليات اليومية لنشاطك التجاري. فهو يمنحك شيئًا لإظهار البنك إذا احتاج إلى سجل بقيمة شركتك ، ويؤكد للمستثمرين الحاليين أن أموالك المالية تحت السيطرة ويمكن أن تكون أداة لزيادة رأس المال الاستثماري الإضافي. بصفتك مالكًا تجاريًا ، توفر لك الميزانية العمومية الدقيقة راحة البال في معرفة أن أموالك تكون في محلها ولديك صورة واضحة عن مقدار المال المتاح لتغطية النفقات التي تنشأ حتمًا عند تشغيل شركتك.