قاوموا الرغبة في استخدام البريد الإلكتروني
في عصر الإنترنت ، أصبح الأمر أكثر شيوعًا في وقت الضرائب لكي يتمكن الناس من الحصول على مساعدة المحترفين والمحاسبين الذين قد يكونون على مسافة غير ملائمة. قد يكون من المغري ببساطة إرسال المعلومات الضرورية بالبريد الإلكتروني ، ولكن هذه ليست أفضل فكرة.
ستحتاج إلى التأكد من تسليم مستنداتك الضريبية إلى محاسبك القانوني المعتمد أو الوكيل المسجل أو أي موظف آخر متخصص في الضرائب بأكثر الطرق أمانًا ووثوقية. تحتوي المستندات الضريبية على معلومات حساسة للغاية مثل اسمك وعنوانك وأرقام الضمان الاجتماعي لك وللمعالين ومقدار المال الذي تكسبه والمكان الذي تتعامل فيه. وهذا فقط للمبتدئين. إذا وقعت هذه البيانات في الأيدي الخطأ ، فقد ينتهي بك الأمر أنك ضحية لسرقة الهوية.
فيما يلي بعض النصائح للتأكد من أن المستندات والبيانات الخاصة بك تصل إلى وجهتها سليمة وآمنة.
تم تحديثه في يناير 2018 من قبل Beverly Bird
01 جعل قائمة
02 عمل نسخ احتياطية
03 أفضل خيار هو تسليم اليد
يمكنك وضع تكتيك المدرسة القديمة هذا من أجلك من خلال تقديم مستنداتك الضريبية إلى محاسبك إذا كان ذلك ممكنًا. على أقل تقدير ، سلمهم إلى مساعده ، سكرتير ، موظف استقبال ، أو موظفي مكتب آخرين. هذا يزيل أي خطر من أنهم سوف تضيع في نقل أو أن يتم اعتراضها من قبل التنصت.
04 إرسال المستندات الخاصة بك
محمي المستندات الخاصة بك من التنصت عارضة بحكم ملفوفة في مغلف. فتح بريد شخص آخر هو جريمة ، على الأقل في الولايات المتحدة ، وفي حين أن ذلك قد لا يردع المجرم العازم ، فعلى الأقل هناك قوانين على الكتب لمعاقبة المخالفين.
ومع ذلك ، يمكن أن تفقد المستندات وأحيانًا ضياعها في البريد ، لذا قد يكون من الأفضل إرسال تلك النسخ الاحتياطية التي قمت بها بدلاً من النسخ الأصلية. والنظر في استخدام شكل من أشكال التسليم أو تأكيد التوقيع ، أو تجاوز خدمة البريد الأمريكية بالكامل واستخدام خدمة التوصيل بدلاً من ذلك مثل Federal Express أو UPS.
05 إرسال المستندات عبر الفاكس
هناك بعض الجوانب السلبية. قد يكون من الصعب أحيانًا قراءة المستندات المرسلة بالفاكس ، وآخر شيء يريد محترف الضرائب القيام به هو الجلوس هناك تخمين ما إذا كان الرقم ستة أو ثمانية أو أخذ وقتًا إضافيًا للاتصال بك لمعرفة ذلك. يعمل إرسال الفاكسات على أفضل وجه إذا كنت بحاجة إلى إرسال بضع صفحات فقط. بالنسبة للوثائق الأطول وخاصة للمستندات التي تحتوي على معلومات على كلا جانبي الصفحة ، قد لا يكون الفاكس هو الحل الأفضل.
06 إذا كان يجب عليك استخدام البريد الإلكتروني ...
تحقق مما إذا كان المحاسب الخاص بك يستخدم برنامج تبادل الملفات الآمن مثل LeapFile. ويقول Chip Capelli ، وهو محاسب في مدينة بروفينستاون بولاية ماساشوسيتس ، إن الكثير منهم قد يكونون مغيرين للعبة.
على أقل تقدير ، ضع مستندات الضرائب الخاصة بك داخل مجمع مشفر مثل ملف DOC أو PDF أو ZIP محمي بكلمة مرور. تنصح كابيلي "مسح كل شيء إلى PDF ومن ثم حماية كلمة المرور". لا ترسل معلومات تريد إبقاءها خاصة ، مثل رقم الضمان الاجتماعي الخاص بك ، كنص عادي في نص رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك. ماذا لو أرسلت عن طريق الخطأ الرسالة إلى عنوان خاطئ أو تم فحص البريد الإلكتروني الخاص بك والبيانات المحصودة من قبل مزود الخدمة الخاص بك؟ اتخاذ خطوات احترازية لتأمين مستنداتك الضريبية يساعد في حماية أموالك.