استخدام برنامج الميزانية لجعل إعداد الميزانية الشخصية وإدارتها أسهل. يجعل هذا البرنامج الميزنة أسرع وأكثر دقة بسبب إدخال معاملات الدخل والمصروفات لكل من حساباتك المالية ، ثم يخبرك البرنامج بمرور الوقت عن مقدار الإنفاق في كل فئة من فئات الإنفاق. ستحصل على تحذيرات إذا كنت قريبًا من تجاوز ميزانيتك أيضًا.
01 فئات الموازنة المرنة
في البرنامج ، ستقوم بتعيين فئات للمعاملات التي تجريها على مدار الشهر ، ومن المهم أن تحدد الفئات الصحيحة لتعريف الإنفاق الخاص بك بحيث يكون تقرير الميزانية دقيقًا. يجب أن تكون قادرًا على تقسيم المعاملات إلى فئات فرعية إذا كنت تريد تقارير أكثر تفصيلاً.
02 التغيرات في الدخل والمصروفات من شهر إلى شهر
كل شخص لديه بعض النفقات المتقلبة ، مثل فواتير التدفئة التي تكون أعلى في فصل الشتاء ، أو الدخل الذي يتغير من شهر لآخر.
إذا كنت بحاجة إلى العمل مع الدخل المتقلب ، فستحتاج إلى عدم فرض برنامج الميزانية عليك إدخال نفس المبلغ الشهري للدخل. بالنسبة للتكلفة التي يتم تغييرها في كثير من الأحيان ، يمكنك تخصيص متوسط مبلغ المصروفات على مدار السنة بقسمة إجمالي جميع المبالغ المتوقعة للسنة الواحدة على 12 سنة. ما عليك سوى التأكد من تخصيص الأموال غير المنفقة في الأشهر التي يكون فيها الإنفاق أخف على تغطية أشهر الفواتير اعلى.
خيار آخر جيد للتعامل مع الدخل أو النفقات التي تتغير من شهر لآخر هو استخدام برنامج الميزانية المغلف ، ومناقشتها بعد ذلك.
03 جرب ميزنة المغلف
تُعد ميزانية الظرف طريقة رائعة للعمل مع تذبذب النفقات. تعمل البرامج التي تعمل على هذا المبدأ على تحويل الأموال غير المستخدمة في فئات الإنفاق إلى الشهر التالي. سيقوم برنامج الميزانية المغلف أيضًا بتوزيع شيكات الدفع تلقائيًا بين فئات الميزانية ليعكس كيفية تخطيطك لإنفاق أموالك.
04 تقارير الميزانية
يجب أن يحتوي برنامج الميزانية الذي تختاره على بعض التقارير البسيطة التي توضح لك مدى توافقك في متابعة ميزانيتك على أساس شهري وربع سنوي وسنوي. إذا كنت تخطط لمراقبة إنفاقك عن كثب ، فتأكد من أن البرنامج يقدم تقارير أسبوعية أو لوحة معلومات في الوقت الفعلي ، حيث تحصل على تقارير سريعة عن فئات الميزانية الرئيسية. تعرض التقارير الأساسية المبلغ المدرج في الميزانية والإنفاق الفعلي والفرق بين الاثنين ، ويجب أن تكون قادرًا على تغيير الإطار الزمني لهذا التقرير. من المرجح أن يكون للبرنامج تقارير أخرى أكثر تفصيلاً. إذا كنت تريد طباعة تقارير الميزانية ، فابحث عن إمكانية القيام بذلك. تقدم بعض البرامج عبر الإنترنت تقارير على الشاشة فقط.
05 أمن المعلومات المالية
يعد تشفير البيانات أمرًا ضروريًا إذا قمت بإدخال أرقام الحسابات أو معلومات التعريف الأخرى في برنامج الميزانية أو إذا قمت بتنزيل المعاملات بدلاً من إدخالها يدويًا. اقرأ بيان الخصوصية أو الأمان لبرامج الموازنة عبر الإنترنت.
- لا يمثل الأمان مشكلة عند إعداد حسابات بأسماء عامة مثل Checking أو Master Card وبدون أرقام حساب أو معلومات شخصية. حتى لو تم اختراق بياناتك ، فلن تكون هناك طريقة لسرقة هويتك أو أرقام حسابك.
- كلمات المرور: إذا كان برنامج ميزانية سطح المكتب لا يتطلب كلمة مرور للوصول ، فقم بإعداد الكمبيوتر بكلمة مرور عند تشغيله. يتطلب برنامج الميزانية عبر الإنترنت دائمًا كلمة مرور (لا تستخدم برامج مالية عبر الإنترنت بدون كلمة مرور!).
06 حافظ على بياناتك
تسمح لك معظم برامج وضع الميزانية بتصدير بياناتك إلى ملف CSV يمكن قراءتها بسهولة بواسطة برنامج جداول البيانات مثل Excel. تعد هذه الميزة مهمة بشكل خاص إذا كنت تستخدم برنامجًا يسمح لك بتتبع المعاملات في الحسابات المالية المختلفة. إذا قررت في المستقبل استخدام ميزانية أخرى أو برنامج تمويل شخصي ، أو تريد تحليل الإنفاق في جدول بيانات ، فإن توفير بياناتك في CSV أو QIF أو أي تنسيق آخر سيوفر ساعات إدخال البيانات.
07 الإعداد يجب أن يكون سهلاً
قد يكون هذا الأمر مفاجئًا ، ولكن وجود طريقة سهلة بشكل خاص لإعداد ميزانية في هذا البرنامج ليس أمرًا مهمًا بقدر أهمية الميزات الأخرى المذكورة أعلاه. ويرجع ذلك إلى أنه بمجرد إنشاء الميزانية ، لن تعمل معها إلا لضبطها عن طريق تغيير المبالغ المدرجة في الميزانية أو فئة الإنفاق هنا وهناك.
بالطبع ، لا تريد برنامج إعداد ميزانية يصعب إعداده أيضًا ، ولا يجب أن تكون المهمة صعبة للغاية. أفضل طريقة لتحديد مدى سهولة استخدام برنامج الميزانية هو تنزيل نسخة تجريبية مجانية ، والتي يتم تقديمها عادةً.
إذا كنت ترغب في تجربة سيناريوهات الموازنة ، فتأكد من دعم سيناريوهات ماذا - لو أو حفظ ميزانية موجودة أثناء تحرير نسخة. إذا كنت ترغب في الحصول على أكثر من ميزانية واحدة ، على سبيل المثال ، ميزانية شخصية وميزانية لنشاط تجاري صغير ، يجب أن يدعم البرنامج ميزانيات متعددة.
08 خيارات برنامج الميزانية
لقد قمت بتجميع خيارات برامج ميزانية جيدة سهلة الاستخدام ولديها ميزات كافية للحفاظ على إنفاقك على المسار الصحيح الآن وفي المستقبل. تحتوي برامجي لإعداد الميزانية البالغ عددها 10 وتطبيقات عبر الإنترنت على خيارات لأجهزة الكمبيوتر التي تعمل بنظامي التشغيل Mac و Windows وتطبيقات الميزنة عبر الإنترنت.