أنواع الأخطاء المحاسبية وكيفية الوقاية منها
تجدر الإشارة إلى أن هذه الأنواع من الأخطاء هي الأكثر صعوبة في تحديدها وحلها.
خطأ في الإغفال
يحدث خطأ في الإغفال عندما يتم حذف المعاملة تمامًا من دفاتر شركتك. قد تنسى إدخال معاملة مصاريف أو إدخال بيع منتج أو خدمة. هذه المعاملات يصعب اكتشافها. لذلك ، تحتاج إلى التأكد من أن لديك روتينًا قويًا لإدخال هذه المعاملات في الوقت المناسب. السبب الأكثر شيوعًا لعدم إدخال هذه المعاملات هو فقدان الوثائق (مثل فاتورة البائع). من غير المحتمل أن تخسر أو تسيء وضع هذه المستندات الداعمة إذا قمت بإدخالها في الوقت المناسب في نظام برامج المحاسبة الخاص بك في أقرب وقت ممكن.
خطأ عكس
يحدث خطأ في الانعكاس عندما يتم نشر معاملة كان يجب نشرها كخصم كائتمان. على سبيل المثال ، يمكنك إدخال فاتورة كدفعة أو رد أموال.
لن تلاحظ هذا الخطأ في رصيدك التجريبي ، لأن رصيد التجربة سيظل في الميزان.
خطأ في المبدأ
يحدث خطأ في المبدأ عندما تقوم أنت أو صاحب الحساب الخاص بك بشكل خاطئ بتطبيق مبدأ محاسبي. يجوز لك الأصول التي يجب تسجيلها كأصول . يتم تسجيل الأصول والمصروفات في الكتب كخصم ، لذا فإن هذا خطأ فني.
خطأ في اللجنة
يحدث خطأ في عمولة قمت بإدخال معاملة إلى الفئة الصحيحة ولكن دفتر الأستاذ غير صحيح. على سبيل المثال ، سترتكب هذا الخطأ إذا قمت بتطبيق دفعة على الفاتورة غير الصحيحة. سيُظهر رصيدك التجريبي المبلغ المستحق المستحق من العميل ، ولكن دفاتر الأستاذ الفرعية الخاصة بالعميل الفردي ستكون غير صحيحة.
أخطاء الدخول الفرعية
يحدث خطأ في الإدخال الفرعي عند حدوث خطأ عند الدخول في معاملة. على سبيل المثال ، إذا قمت بإقراض عميل بمبلغ 5000 دولار أمريكي ولكنك قمت بإدخال 500 دولار فقط كقرض و 500 دولار سحب من حسابك النقدي ، فستجد أن هذا الخطأ يتم نقله إلى رصيدك التجريبي. سيكون رصيدك التجريبي صحيحًا. الطريقة الأكثر شيوعا لاكتشاف هذه الأخطاء هي إجراء التسويات المحاسبية. بالاستمرار في المثال السابق ، ستكتشف هذا الخطأ عند إجراء التسويات المصرفية . ستجد أنك ستحصل على مبلغ 500 4 دولار نقدًا في حسابك المصرفي ، ومن ثم ستتمكن من تصحيح الخطأ.
منع الأخطاء
سيكون عليك تطوير ضوابط وعمليات داخلية جيدة لاكتشاف الأخطاء. على سبيل المثال ، ستحتاج إلى التأكد من أن جميع النماذج الخاصة بك متناسقة بحيث يدخل الموظفون في روتين عند إدخال المعلومات في برنامج المحاسبة الخاص بك.
سوف تحتاج أيضا إلى التأكد من أن لديك ما يكفي من الموظفين لتكون قادرة على التعامل مع عبء العمل. سيؤدي نقص الموظفين إلى إرهاق الموظفين ، مما سيؤدي إلى إرهاق العمال ، والإسراع في العمل ، والمزيد من الأخطاء المحاسبية.
كشف الأخطاء
على الرغم من أنك ستحتاج إلى تطوير طرق لمنع الأخطاء كلما أمكن ، فإن الأخطاء المذكورة أعلاه ستحدث من وقت لآخر. لا يمكنك منع حدوث جميع الأخطاء. يجب عليك إجراء التسويات المختلفة في شهر ونهاية العام للكشف عن العديد من الأخطاء بحيث يمكن تصحيحها. التسويات المصرفية ، على سبيل المثال ، ينبغي أن يتم شهريا. لا يمكن التوفيق بين الموجودات الثابتة إلا سنوياً حتى تتمكن من التأكد من أنك قمت بحجز المبلغ الصحيح لمصاريف الإهلاك. ستجد أنه إذا كنت تبحث عن طرق لمنع الأخطاء ولديك إجراء روتيني لإجراء مراجعات وتسويات لسجلاتك المحاسبية ، فسيتم تشغيل عملك بسلاسة وستقلل من عدد أخطاءك المحاسبية.