أرشفة البيانات المالية هي تفضيل شخصي وليس مطلبًا (على الرغم من النسخ الاحتياطي بشكل منتظم!). ينشئ بعض مستخدمي Quicken نسخة مؤرشفة من بياناتهم في نهاية كل عام ، ولكن قد تقرر أرشفة جزء من ملف البيانات بمجرد بلوغه سن بضع سنوات.
يجعل أمر الأرشفة في Quicken نسخة من المعاملات قبل إضافة التاريخ الذي تحدده. لا تفقد أي معاملات لأن الأرشفة في هذا البرنامج لا تؤدي إلى فصل المعاملات المؤرشفة عن ملف البيانات الأصلي.
قبل أن تبدأ ، تأكد من أنك تعمل مع ملف البيانات الذي تريد أرشفته. إذا كنت تستخدم ملف بيانات واحد فقط ، فهذه ليست مشكلة.
01 كيف يعمل Quicken Archive و الشروع في العمل
ملاحظة: إذا كنت تستخدم إصدار Quicken قديم ، فسترى نافذة "نسخ نهاية السنة" التي يتم عرضها في هذه الصفحة. تعرض الإصدارات الأحدث الصورة في الخطوة 2 من هذا البرنامج التعليمي.
ابدأ عملية Quicken File Archive
إذا كنت تستخدم إصدار Quicken قديم:
- في Quicken ، انقر فوق File في الجانب الأيسر العلوي ، ثم File Operations
- انقر فوق نسخ نهاية السنة
- حدد الأرشيف وانقر فوق موافق
إذا كنت تستخدم إصدار Quicker أحدث ، فسترى نافذة إنشاء نسخة سنوية بخيارين:
- حدد هذا لأرشفة بياناتك مع الاحتفاظ بجميع المعاملات في ملف البيانات: ملف البيانات الحالي ، حدد عدم القيام بأي شيء. ملف البيانات الحالي الخاص بي سيبقى دون تغيير.
- حدد هذا الخيار مع تاريخ لإزالة المعاملات القديمة من ملف البيانات الخاص بك في نفس وقت أرشفة: أريد فقط المعاملات في ملف البيانات الحالي الخاص بي بدءًا من هذا التاريخ. في المستقبل ، يمكنك الوصول إلى المعاملات التي تم قطعها من ملف البيانات الخاص بك عن طريق فتح ملف الأرشيف.
02 قم بتعيين اسم وموقع للملف المؤرشف
الإصدارات Quicker القديمة: Quicken يعيّن اسم إلى ملف الأرشيف عن طريق وضع آخر رقمين من السنة في نهاية اسم الملف.
الإصدارات الأحدث: يضيف Quicken BKP إلى اسم الملف.
يمكنك تغيير اسم الملف وموقعه بغض النظر عن سنة إصدار Quicken الخاص بك.
تسمية ملف أرشيف Quicken:
- تبدأ أسماء ملفات البيانات بشرطة مائلة وتنتهي بـ .QDF. أدخل اسم ملف جديد مباشرة بين الشرطة المائلة و. QDF.
- لا يمكن استخدام هذه الأحرف في أسماء الملفات: *؟ | ": \ /.
- مثلما يقبل معظم الناس اسم ملف Quicken الافتراضي ، معظمهم ببساطة يقبلون موقع الملف كذلك. يمكنك تغيير الموقع بالنقر فوق تصفح بجوار اسم الملف ، ثم التنقل ببنية ملف الكمبيوتر إلى الموقع الذي تريد حفظ الأرشيف فيه. إذا كنت تريد حفظ الأرشيف على قرص مضغوط أو USB أو مصدر وسائط خارجي آخر ، اختر حرف محرك الأقراص بعد النقر فوق استعراض. لحفظ ملف الأرشيف في خدمة النسخ الاحتياطي عبر الإنترنت ، اختر مجلد الملف و / أو حرف محرك الأقراص الذي تستخدمه خدمتك. إذا لم تستطع معرفة ذلك ، فما عليك سوى حفظ ملف الأرشيف على سطح المكتب ، ثم نقله إلى مجلد خدمة النسخ الاحتياطي أو التطبيق.
- سيتم أرشفة محتويات المرفقات فقط في حالة توفر مساحة كافية على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
03 اختر التاريخ لملف أرشيف Quicken
إذا كان لديك إصدار أحدث من Quicken وقمت بتحديد الخيار "عدم فعل شيء" الذي تمت مناقشته في الخطوة 1 ، اتبع هذه الإرشادات. إذا حددت الخيار الآخر ، فانتقل إلى الخطوة التالية.
إذا كنت تستخدم إصدارًا سابقًا من Quicken ، فاتبع هذه التعليمات:
- إما أن تقبل تاريخ أرشيف Quicken لـ "أرشفة بيانات تصل إلى وتضمينها" أو تغيير التاريخ إلى أرشفة المعاملات التي تحدث قبل أو في التاريخ الذي تحدده.
- يمكنك النقر في مربع التاريخ وكتابة تاريخ جديد.
- أو ، انقر على رمز التقويم على يسار مربع التاريخ ، ثم استخدم الأسهم على جانبي الشهر للتنقل للأمام والعودة إلى التقويم. عندما تصل إلى الشهر الذي تريده ، ما عليك سوى النقر على يوم الشهر لتعبئة التاريخ.
04 احفظ ملف الأرشيف
إذا اخترت إلقاء نظرة على ملف الأرشيف ، يمكنك الرجوع إلى ملف البيانات الأصلي بالنقر فوق ملف ، ثم اختيار الملف الأصلي من القائمة بالقرب من الجزء السفلي من الخيارات التي تظهر في النافذة المنبثقة.
تحذير! لا تغير الأرشيف!
يجب عدم إجراء تغييرات على المعاملات في ملف أرشيف Quicken ، فقط إلى ملف البيانات الأصلي. يمكنك التأكد من عدم إجراء أية تغييرات عن طريق الخطأ من خلال تعيين كلمة مرور المعاملة ، مما يسمح بمشاهدة البيانات ولكن لا يمكن إجراء أي تغييرات دون إدخال كلمة المرور. يمكنك أيضًا تعيين كلمة مرور للملف حتى لا يتمكن أي شخص آخر من عرض الملف أو إجراء تغييرات عليه.