بدء نظام الايداع الأساسي
هناك الكثير من المعلومات المالية التي يجب تنظيمها ومعالجتها ، كما أن نظام الإيداع البسيط يمكن أن يجعل هذا العمل روتينًا أقل. يمكنك بشكل أساسي تقسيم جميع أوراقك المالية إلى الفئات التالية:
- الفواتير المستحقة
- وثائق مهمة للاحتفاظ بها
- عناصر لرمي بعيدا أو أجاد
هو حقا بهذه البساطة. إما أن يكون لديك فاتورة يجب دفعها أو إيصال أو مستند يجب حفظه أو شيء يمكن تجاهله. الأمر متروك لكيفية تنظيم هذه العناصر ، ولكن يمكن أن يكون الأمر بسيطًا مثل استخدام ثلاثة مجلدات فردية تحمل المعلومات المذكورة أعلاه.
بعد ذلك ، كلما تلقيت البريد أو تلقيت مستندًا ماليًا آخر ، خصص بعض الوقت لوضعه في المجلد الصحيح. وبهذه الطريقة ، تكون فواتيرك ووثائقك المهمة في مكان واحد يسهل الوصول إليه. يمكنك حينئذٍ معالجة المجلدات بشكل منتظم وتخزين المستندات المهمة بشكل دائم وإلقاء أو إعادة تدوير ما لا تحتاج إليه.
الحفاظ على المستندات المهمة المنظمة
في حين أن نظام الإيداع الأساسي سوف يقوم بعمل جيد في حفظ النظام المالي اليومي الخاص بك ، ستظل ترغب في تنظيم العناصر المهمة التي تحتاج إلى الاحتفاظ بها. بشكل عام ، يمكنك استخدام خزانة الملفات الصغيرة مع المجلدات الفردية للحفاظ على كل شيء في النظام.
بعض الأمثلة على المستندات المالية التي يجب عليك الاحتفاظ بها:
- عائدات الضرائب
- سياسات التأمين
- وثائق الرهن العقاري
- بيانات حساب الاستثمار والتقاعد
- ضمانات أو عقود خدمات
كم من الوقت للحفاظ على المستندات الخاصة بك
بما أنك تحتاج إلى الاحتفاظ بنسخ من مستندات معينة ، ما المدة التي ينبغي عليك الاحتفاظ بها فعليًا؟ في بعض الحالات ، قد تحتاج فقط إلى الاحتفاظ بمستند أو نموذج لفترة قصيرة ، في حين أن آخرين قد ترغب في الاحتفاظ بها لسنوات.
في ما يلي بعض المستندات المالية الشائعة وطول الفترة الزمنية التي يجب أن تفكر فيها في الاحتفاظ بها.
- عائدات الضرائب. عندما يتعلق الأمر بالإقرارات الضريبية الخاصة بك فمن المستحسن الاحتفاظ بها لمدة سبع سنوات. إذا أرادت مصلحة الضرائب الأمريكية مراجعة عمليات إرجاعك ، فعادةً ما يتراوح بين 3 إلى 6 سنوات للعودة من تاريخ تقديمك. إن الاحتفاظ بسبعة أعوام من العوائد السابقة سيبقيك مغطى وسيجعل حياتك أسهل كثيراً إذا تم تدقيقها. ليس ذلك فحسب ، ولكن إذا كنت تخطط لشراء منزل أو سوف تحتاج إلى إظهار دليل على الدخل للمقرض ، فمن الجيد أن يكون لديك على الأقل بضع سنوات من البيانات في متناول يدك.
- وثائق الرهن العقاري. عندما تشتري منزلاً ستجلس في الختام وتوقع اسمك على ما يبدو مئات الصفحات. عموما ، سوف تتلقى مجلد كبير مع نسخ من كل شيء ذهبت عند الإغلاق. وستشمل هذه الوثائق من البنك الذي يحدد القرض ، ومعلومات من الشركة العقارية ، ومعلومات التقييم والتفتيش ، وأكثر من ذلك بكثير. في حين أنك قد لا تحتاج إلى الرجوع إلى هذه الأشياء بشكل متكرر ، فعليك الاحتفاظ بهذه المستندات إلى أجل غير مسمى. قد تحتاج إلى الرجوع إليها في المستقبل ويمكنها تقديم بعض المعلومات القيمة عندما تذهب في نهاية المطاف لبيع المنزل.
- بيانات حساب البنك والاستثمار. إذا كان هناك شيء واحد جيد في الإنترنت ، فبإمكانك في كثير من الأحيان سحب نُسخ إلكترونية من بيانات حسابك المصرفي والاستثماري في أي وقت. هذا يلغي الحاجة للحفاظ على كل بيان واحد تتلقاها. ومع ذلك ، فمن الجيد مراجعة كل بيان وارد تتلقاه ، وإذا كانت فصلية ، احتفظ بها حتى وصول البيان التالي. بمجرد الحصول على بيان نهاية السنة أو السنة ، يمكنك إلقاء جميع البيانات الشهرية أو الفصلية بأمان. سيؤدي ذلك إلى تقليل عدد الأوراق التي يجب عليك حفظها ، ومن المحتمل أن تحصل على نسخ إضافية عبر الإنترنت أو من خلال إجراء مكالمة هاتفية سريعة.
- الفواتير والإيصالات. عندما تتلقى فواتير الخدمات والائتمان ، فمن المستحسن الاحتفاظ بها لمدة عام بعد التحقق للتأكد من دقة المعلومات. يمكن أن تحدث الأخطاء وإذا كانت لديك نسخة من بيانك متاحًا بسهولة ، فيمكن أن تجعل من السهل الاعتراض على خطأ ما. نفس الشيء ينطبق على الإيصالات. يجب عليك الاحتفاظ بها لفترة كافية لمقارنة البيانات المصرفية الخاصة بك حتى تتمكن من التقاط أي أخطاء. وهذا بالطبع ما لم تكن الإيصالات للمشتريات التي يمكن استخدامها لأغراض الضريبة. في هذه الحالة ، قد ترغب في الاحتفاظ بهذه الإعلامات لمدة تصل إلى سبع سنوات تمامًا مثل الإقرار الضريبي في حالة إجراء مراجعة.
حفظ معلوماتك آمنة
أصبحت سرقة الهوية مشكلة كبيرة في السنوات الأخيرة. يستطيع اللصوص أخذ أجزاء من تاريخك الشخصي والمالي واستخدامها لإنشاء هويات مزيفة يمكن أن تدمر رصيدك ، وتستنزف حساباتك المصرفية ، وتعطي لك صداعًا كبيرًا. لذا ، من المهم أن تقوم بحماية بياناتك المالية والتخلص منها بشكل صحيح.
أولا وقبل كل شيء ، والنظر في شراء ورقة تمزيق لمنزلك. كل من هذه الفواتير المنفعة القديمة وحتى بطاقة الائتمان غير المستخدمة التي تحصل عليها في البريد كل شهر يمكن أن تكون أهدافا رئيسية للصوص. من خلال تمزيق المستندات غير المستخدمة ، يمكنك التأكد من تقليل فرص قيام شخص ما بسرقة المعلومات.
هذا يعني أيضًا أنه يجب عليك تأمين المستندات التي تحتفظ بها في المنزل. إذا كنت فقط تخزين كل شيء في صناديق من الورق المقوى في الطابق السفلي ماذا يحدث إذا كان هناك طوفان؟ سنوات من البيانات يمكن أن تضيع. الشيء نفسه ينطبق إذا كان هناك حريق أو كارثة أخرى.
على الرغم من أنه لا يمكنك الحماية من أي احتمال ، يمكنك على الأقل الحصول على خزانة ملفات قوية وقوية وربما مضادة للحريق ، أو حاوية مؤمّنة تحفظ المستندات الخاصة بك بشكل آمن وبعيدة عن الأيدي الخطأ. أنت لست بحاجة إلى الذهاب إلى البحر ، ولكنك لا تريد أن يجلس كل شيء في صناديق الأحذية القديمة في خزانتك.
يمكن تنظيمها حتى مساعدة ورثتك
في حال حدوث شيء ما لك ، يمكن للوثائق المالية المنظمة أن تساعد بشكل كبير أولئك الذين سيهتمون بشؤونك بعد ذهابك. هذا يمكن تبسيط تسوية الحوزة الخاصة بك. إذا كان لديك إرادة ، فمن المهم أيضًا أن يكون لديك خطاب تعليم حتى يعرف المنفذ مكان العثور على هذه المستندات.