القضاء على المدفوعات المتأخرة والعقوبات وارتفاع أسعار الفائدة
لذا خذ ساعة واحدة في نهاية هذا الأسبوع وقم بتنظيمها. استخدم هذا الحل التدريجي لتنظيم عملية دفع الفواتير الخاصة بك والحفاظ على تنظيمها.
ستحتاج إلى جهاز كمبيوتر ، مجموعة من أدراج البلاستيك أو الكرتون ، سلة المهملات ، جهاز تقطيع الورق ، قلم أحمر ، دفتر ملاحظات ، قلم تمييز ، أظرف 10 "x 13" ، وطوابع.
الخطوة الأولى: البحث عن محطة دفع الفواتير
سيكون دفع الفواتير أسرع وأسهل إذا كان لديك محطة محددة لدفع الفواتير يمكنك الجلوس فيها. لا يجب أن تكون مساحة كبيرة: طاولة صغيرة في زاوية مطبخك ، أو رف في مكتب منزلك ، أو مجرد سلة لحفظ أدوات ومستلزمات دفع الفواتير الخاصة بك.
الخطوة الثانية: تنظيم فواتيرك الورقية
فيما يلي كيفية معالجة فواتيرك الورقية. افتحها بمجرد وصولها. باستخدام قلم أحمر ، دوّن تاريخ الاستحقاق والمبلغ المستحق على واجهة كل مغلف. انتبه جيدًا إلى تواريخ الاستحقاق لأنها ليست دائمًا واحدة كل شهر.
عندما تقرأ فاتورتك ، حدد أي رسوم أو أجزاء من فاتورتك تشكك فيها.
ستتمكن من متابعة هذه المشكلات بسهولة لاحقًا.
أعد تدوير أية مواد مضمّنة للمغلف لا تتضمن أي معلومات شخصية مثل العروض الخاصة أو العروض الترويجية للمنتجات الأخرى. الحديث عن إعادة تدوير أجاد أي شيء يحتوي على معلومات شخصية عن ذلك. إذا كنت لا تملك جهاز تمزيق ، فإن العديد من متاجر الإمدادات المكتبية توفر الوصول إلى واحد مقابل رسوم بسيطة.
أخيرًا ، قم بتخزين الفواتير غير المدفوعة في الدرج العلوي لنظام الدرج من البلاستيك أو من الورق المقوى.
الخطوة الثالثة: تنظيم الفواتير والبيانات الإلكترونية الخاصة بك
استخدم عنوان بريد إلكتروني منفصل للفواتير الإلكترونية ، وكشوف الحسابات المصرفية ، وبيانات الاستثمار ، وما إلى ذلك. وهذا سيضمن عدم تجاوز الفاتورة الإلكترونية في خضم العديد من رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها.
عرض الفواتير والبيانات الخاصة بك على الانترنت بمجرد تلقي البريد الإلكتروني. تأكد من موافقتك على جميع الرسوم والمبلغ المستحق. إذا وجدت تباينًا قم بطباعة المستند ، فقم بتمييز التناقض وضع الورق في الدرج الأعلى لنظام الأدراج البلاستيكية أو من الورق المقوى إلى جانب الفواتير الورقية غير المدفوعة. إذا لم يكن بإمكانك الوصول إلى طابعة ، فقم بتدوين المشكلة في دفتر الملاحظات الخاص بك ووضع دفتر الملاحظات في نفس الدرج. سوف تتعامل مع أي تناقضات لاحقة في هذه العملية.
بعد ذلك ، إرسال كل إشعار بالبريد الإلكتروني إلى عنوان بريدك الإلكتروني الشخصي لتغيير عنوان الموضوع ليصبح: الكيان المستحق وتاريخ الاستحقاق والمبلغ المستحق. على سبيل المثال ، GA Gas ، 6-28-2011 ، 78.00.
قم بإنشاء مجلد بريد إلكتروني على جهاز الكمبيوتر الخاص بك لكل شهر وسنة. يمكنك تسميتها "الفواتير على الإنترنت - يناير 2016". بعد مراجعة كل فاتورة عبر الإنترنت وإعادة توجيهها لنفسك ، احفظها في المجلد الشهري الذي أنشأته.
الخطوة الرابعة: حدد موعدًا أسبوعيًا لدفع فواتيرك
حدد 30 دقيقة كل أسبوع لدفع فواتيرك. يمكنك حظر هذا الوقت في تقويمك تمامًا كما تفعل في أي موعد آخر. وهذا أيضًا هو الوقت المناسب لمراجعة حسابك المصرفي عبر الإنترنت للتأكد من دقته.
انتقل إلى محطة دفع الفواتير الخاصة بك وأزل الفواتير الورقية من الدرج الخاص بك. ثم قم بتسجيل الدخول إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك وافتح المجلد الخاص بهذا الشهر. إذا حددت أي أسئلة أو تناقضات ، فقم بإجراء مكالمات إلى هذه المؤسسات أولاً. المزيد والمزيد من الشركات استيعاب المهنيين العاملين ولها وكلاء خدمة العملاء المتاحة حتى الساعة 8 مساء بتوقيت شرق الولايات المتحدة. إذا لم تتمكن من الوصول إلى أي شخص ، فأضف هذه المهمة إلى قائمة المهام الخاصة بك لليوم التالي. دوِّن رقم حسابك ورقم هاتف خدمة العملاء وسؤالك المحدد.
الخطوة الخامسة: ادفع فواتيرك
إذا كنت ترغب في تنظيم فواتيرك بكفاءة وفعالية ، فعليك التفكير في دفع الفواتير عبر الإنترنت.
هناك نوعان من خيارات دفع الفواتير عبر الإنترنت:
- دفع الفاتورة عبر الإنترنت التي يقدمها البنك الذي تتعامل معه.
- دفع الفواتير عبر الإنترنت المقدمة من قبل مقدمي الخدمة (شركة الهاتف ، وشركة الرهن العقاري ، وما إلى ذلك).
وهنا يجيب جاستن على السؤال التالي: كيف أقوم بإعداد فاتورة عبر الإنترنت؟
في حين قد يستغرق الأمر مدة أطول لإعداد دفعات الفواتير عبر الإنترنت ؛ ستوفر الوقت خلال كل شهر تالٍ عن طريق دفع فواتيرك عبر الإنترنت.
في كلا سيناريوهات دفع الفواتير عبر الإنترنت ، سيتم إعطاؤك رقم تأكيد كجزء من المعاملة. دوّن هذه المعلومات إما على الفاتورة نفسها أو احتفظ بقائمة رئيسية للمعاملات الشهرية في دفتر ملاحظاتك.
إذا لم تكن تدفع بعض أو كل فواتيرك عبر الإنترنت ، قم بكتابة الشيك ، وقم بتسجيل المعاملة في سجل الشيكات ، واستخدم الظرف المرجعي في معظم الفواتير والبيانات ، وختم المغلف. تأكد من عامل وقت البريد في العملية الخاصة بك. السماح 7-10 أيام لتسليم البريد ونشر الدفع. على الرغم من أنه ليس لديك رقم تأكيد ، فلا يزال يتعين عليك ملاحظة المعاملة على الفاتورة نفسها أو في القائمة الرئيسية للمعاملات الشهرية. تأكد أيضًا من تضمين رقم الشيك الخاص بك.
الخطوة السادسة: قم بتدوين النسخ الورقية من فاتورتك
قم بإنشاء ظرف 10 × 13 بوصة لكل شهر. بمجرد الانتهاء من دفع الفواتير ، ضع النسخ الورقية في مغلف الشهر المناسب مع قائمة المعاملات الرئيسية الخاصة بك (والتي ستتضمن أيضًا معلومات عن الفواتير التي تتلقاها إلكترونيًا).
إذا كانت هناك حاجة إلى أي من هذه الفواتير لأغراض ضريبية ، فقم بإنشاء نسخة منها ثم قم بإيداعها في مستندات الضرائب السنوية الخاصة بك.