حفظ السجلات التي يمكن أن توفر لك الوقت والمال على الضرائب الخاصة بك
لماذا يجب عليك الاحتفاظ بسجلات
مع وجود الكثير من الأرواح المالية لكل شخص عبر الإنترنت أو في شكل إلكتروني ، فإنه من غير المرجح أن يحتفظ الناس بجميع سجلاتهم ذات الصلة في مكان واحد. هذا لا يعني أن استراتيجية حفظ السجلات التي تعتمدها لا يمكن أن تكون إلكترونية ، بل يعني ببساطة أنه ينبغي تنظيمها والحفاظ على كل ما تحتاجه في مكان واحد آمن. إذا كنت تحتفظ بسجلات ورقية ، فاستثمر في خزنة مقاومة للماء والحريق. ربما فكر في الاحتفاظ بنسخ متعددة في مواقع مختلفة. إذا قررت الانتقال إلى نظام رقمي ، فستضطر إلى فحص تلك السجلات الموجودة في النسخة المطبوعة ، ولكن الأهم من ذلك ، تأكد من الحفاظ على أمان الملفات والحصول على نسخة احتياطية منها.
ليس فقط أن تنظيم السجلات يجعل من الأسهل والأقل إحباطًا بالنسبة لك تقديم إقرارك الضريبي ، ولكنه يضمن أيضًا أنه يمكنك الاستفادة من كل خصم أو ائتمان ضريبي تكون مؤهلاً للحصول عليه. الأهم من ذلك ، يتيح لك الاحتفاظ بالسجلات شرح عنصر ما عند عودتك قد تطرحه خدمة الإيرادات الداخلية (IRS) في عملية تدقيق.
ببساطة ، يمكن أن يؤدي الاحتفاظ بسجلات دقيقة إلى حصولك على جميع المزايا الضريبية التي يحق لك الحصول عليها ، ويمنعك من دفع ضرائب وعقوبات إضافية للعناصر غير المثبتة.
السجلات يجب عليك الاحتفاظ بها
يمكن أن يساعدك دفتر الشيكات أو برامج الميزانية الشخصية أو الأدوات المصرفية عبر الإنترنت على تذكر الإيرادات والمصروفات التي يجب الإبلاغ عنها في إقرارك الضريبي ، ولكن دفتر الشيكات أو البرنامج وحده ليس كافياً لإثبات خصومات المصروفات.
بالإضافة إلى إثبات الدفع (الشيكات الملغاة ، وإيصالات بطاقة الائتمان ، وما إلى ذلك) ، تحتاج أيضًا إلى الفواتير أو الإيصالات أو قسائم المبيعات أو وثائق أخرى مكتوبة توضح بالضبط ما دفعته. قد تشمل الخصومات التي تحتاج إلى توثيقها النفقة ، والمساهمات الخيرية ، ومصلحة الرهن العقاري ، ونفقات رعاية الطفل ، والضرائب العقارية. إذا قمت بسداد المدفوعات نقدًا ، فيمكنك الحصول على إيصال مؤرخ وموقع يوضح المبلغ الإجمالي ووصفًا مفصلاً لما تم شراؤه.
لإثبات أنك تطالب بشكل صحيح بالدخل من الاستثمارات مثل الأسهم والسندات والصناديق المشتركة ، يجب أن تكون قادرًا على تحديد أساسك وما إذا كان لديك مكسب أو خسارة عند البيع. يجب أن تعرض سجلاتك سعر الشراء وسعر البيع والعمولات والأرباح الموزعة نقدًا أو المعاد استثمارها وتقسيم الأسهم ورسوم التحميل وخصم الإصدار الأصلي (OID). يعد جدول بيانات Excel طريقة رائعة لتتبع هذه المعلومات ، ولكن حتى بيان من الوسيط أو المستشار المالي أو جدول مكتوب بخط اليد سوف يفعل.
إذا كان لديك مصروفات قابلة للخصم من شيك راتبك ، مثل رسوم النقابة ، أو أقساط التأمين الطبي ، أو مساهمات 401 (ك) ، تأكد من إبقاء رسوم الدفع كدليل على الدفع.
هل ما زلت غير متأكد مما يجب عليك الاحتفاظ به؟ في ما يلي بعض السجلات المحددة الأكثر شيوعًا التي يجب عليك الاحتفاظ بها:
- نموذج W-2 و 1099
- البيانات المصرفية
- بيانات الوساطة والصناديق المشتركة
- النموذج K-1 (للشراكات)
- مبيعات زلات
- الفواتير
- إيصالات بطاقات الائتمان
- شيكات ملغاة أو إثبات آخر للدفع
- اتفاقيات شراء وبيع المنازل ، وإقرارات الإغلاق ، وسجلات التأمين
كم يجب عليك الاحتفاظ بسجلات
على الرغم من أنك ملزم قانونًا فقط بالاحتفاظ بالسجلات الضريبية لمدة ثلاث سنوات من تاريخ تقديم الإقرار الضريبي ذي الصلة ، يجب عليك الاحتفاظ بنسخة من الإقرارات الضريبية الفعلية ، W-2s ، 1099s ، إلخ ، إلى أجل غير مسمى. تدمر مصلحة الضرائب الأمريكية الإقرارات الضريبية الأصلية بعد مرور ثلاث سنوات ، وقد تحتاج أنت أو ورثتك إلى معلومات من العائدات في وقت ما ، أو قد تحتاج في النهاية إلى إثبات أرباحك لأغراض الضمان الاجتماعي.