طلب نموذج W-9 من المقاولين المستقلين

متى ولماذا تحتاج نموذج W-9؟

لا يمكنك ملء النماذج 1099-MISC وإصدارها للبائعين أو المقاولين المستقلين إلا إذا حصلت أولاً على نموذج W-9 مكتمل من كل واحد منهم. يجب عليك معرفة الاسم والعنوان ورقم تعريف دافع الضرائب لكل بائع أو مقاول يتطلب 1099-MISC.

من يجب عليه إصدار الاستمارات 1099-C؟

توضح التعليمات الخاصة بالنموذج 1099-MISC من خدمة الإيرادات الداخلية الحالات المختلفة التي تتطلب من النشاط التجاري إصدار النماذج 1099-MISC.

يجب عليك إكمال هذا الملف وإصداره وإصداره لجميع البائعين أو المقاولين - وليس الموظفين - الذين دفعت لهم 600 دولار أو أكثر خلال العام.

الموظف هو أي شخص يتحكم في عملك أو عملك. إذا كنت تدفع شخصًا ما للإجابة على هواتفك ، فغالبًا ما يكون موظفًا بسبب تعيين ساعاتك وإملاء ما يجب أن يفعله أثناء وجوده على مدار الساعة. لا يحتاج الموظفون إلى نموذج 1099-MISC.

إذا قمت بدفع شخص ما لتنظيف مكتبك عندما لا تكون منفتحًا على العمل ويصل ويخضع أحيانًا لتقديره ، فإنه على الأرجح مقاول مستقل ويتطلب النموذج 1099-MISC. تشرح مصلحة الإيرادات الداخلية النقاط الدقيقة لتحديد المتعاقدين المستقلين مقابل الموظفين.

الاستثناءات من المقاول / قاعدة الموردين

لا يتعين عليك إصدار 1099-MISC من النماذج إلى C و S-corporations أو إلى الكيانات التي تشتري منها منتجات ، مثل البضائع التي ستعيد بيعها لاحقًا.

يتم أيضًا إعفاء الدفعات التي تتم للمقاولين والبائعين عن طريق بطاقة الخصم أو بطاقة الائتمان أو من خلال أطراف ثالثة مثل PayPal - تستخدم IRS طريقة مختلفة لتتبع هذه المعاملات.

متى نطلب نموذج اكتمال W-9؟

من الممارسات الجيدة أن تطلب من المقاول المستقل تقديم نموذج W-9 مكتمل بمجرد علم الشركة أنه سيتعين عليه إصدار رقم 1099.

لكن في بعض الأحيان نترك هذه الطلبات تنزلق حتى يناير / كانون الثاني عندما ننظر إلى سجلاتنا المحاسبية وندرك أننا لم نتوصل إليها.

إذا كان يجب إصدار 1099-MISC وليس لديك نموذج W-9 مكتمل في الملف ، قل شيئًا مثل ، "مرحبًا ، سأرسل إليك 1099-MISC بحلول نهاية يناير وأدركت ليس لديك W-9 منك. هل يمكنك ملء واحدة وإرسالها إليّ؟ " يتيح هذا للمقاول معرفة أن المعلومات الواردة في نموذج W-9 سيتم استخدامها لإنشاء مستند ضريبي محدد.

شجع الأشخاص على إرسال نموذج W-9 الخاص بهم المكتمل بطريقة آمنة. تتضمن W-9 كاملة معلومات حساسة مثل رقم التأمين الاجتماعي للشخص. يجب أن تبقى هذه البيانات خاصة وآمنة قدر الإمكان لتقليل مخاطر وقوع البيانات في الأيدي الخطأ. لا ينصح بإرسال نموذج W-9 مكتمل كمرفق غير آمن إلى بريد إلكتروني. اطلب استلامه عبر البريد أو التسليم اليدوي أو كمرفق ملف محمي بكلمة مرور إلى بريد إلكتروني.

ملاحظة: تتغير القوانين الضريبية دوريًا وقد لا تعكس المعلومات الواردة أعلاه أحدث التغييرات. يرجى استشارة خبير الضرائب للحصول على أحدث النصائح. لا يقصد من المعلومات الواردة في هذه المقالة كمشورة ضريبية وليست بديلا عن المشورة الضريبية.

قراءة متعمقة:

• تعرف على المزيد حول نموذج W-9
• تنزيل نموذج W-9 فارغ من مصلحة الضرائب الأمريكية (pdf)
• قم بتنزيل التعليمات الخاصة بالمتقدمين من نموذج W-9 من مصلحة الضرائب الأمريكية (pdf)
• كيفية تحضير النموذج 1099-MISC لعام 2013 (حول قانون الأعمال والضرائب)