حافظ على عائداتك القديمة لمدة ثلاث سنوات على الأقل
لا توجد طريقة حوله - من المهم الإبقاء على الإقرارات الضريبية والوثائق ذات الصلة. ستحتاج إليها في حالة رغبة مصلحة الضرائب في مراجعة المعلومات المتعلقة بالسنة الضريبية المحددة ، ويمكن أن تكون الإقرارات الضريبية القديمة مفيدة لعدة أغراض أخرى أيضًا ، مثل التحقق من الدخل عند التقدم بطلب للحصول على قرض أو شقة.
ما هي مدة طويلة بما فيه الكفاية؟
بشكل عام ، يجب الإبقاء على الإقرارات الضريبية والمستندات ذات الصلة على الأقل طالما أن هيئة الإيرادات الداخلية أو سلطة فرض الضرائب في الدولة مسموح لها بمراجعة هذا العائد . يشار إلى هذه الفترة الزمنية باسم قانون التقادم. إنها ثلاث سنوات من تاريخ تقديم الإقرار الضريبي في الواقع للعائدات الفيدرالية ، أو ثلاث سنوات من الموعد النهائي 15 أبريل إذا تم تقديم الإقرار قبل الموعد النهائي.
لكل ولاية قانونها الخاص للتقييدات على عمليات التدقيق. تتبع العديد من الولايات الفترة الزمنية الفيدرالية لمدة ثلاث سنوات ، لكن هناك فترات زمنية أطول أخرى.
على سبيل المثال ، لدى Montana فترة زمنية لمدة خمس سنوات لعمليات التدقيق.
ما الذي يجب عليك الاحتفاظ به؟
إلى جانب نسخة من إقرارك الضريبي ، يجب عليك الاحتفاظ بأية مستندات تتعلق بالدخل أو الخصومات أو الائتمانات التي أبلغت عنها أو ادعت. ويشمل ذلك عناصر مثل نسخ نماذج W-2 والنماذج 1099 ورسائل الإقرار بالتبرعات الخيرية والإيصالات للنفقات المعفاة من الضرائب.
كما يجب أن يحتفظ الأشخاص العاملون لحسابهم الخاص بنسخ من أي سجلات محاسبية ، مثل البيانات المصرفية ، أو بيانات الأرباح والخسائر ، أو النسخ الاحتياطي لبياناتهم من برامجهم المحاسبية.
قد ترغب أيضًا في الاحتفاظ بأي مستندات عن العقارات أو الأصول التجارية أو الأسهم أو السندات أو الأصول الأخرى التي تملكها طالما أنك تملكها ، ثم ثلاث سنوات أخرى أو أكثر بعد بيع الأصل ، وفقًا لحالتك. ستحتاج إلى هذه السجلات لحساب أساس التكلفة والمكاسب أو الخسائر لضريبة أرباح رأس المال.
عندما حان الوقت للتخلص
قم بإجراء هذه الفحوصات النهائية قبل البدء في التخلص من المستندات الضريبية والمالية القديمة:
- تحقق من بيان الضمان الاجتماعي الخاص بك وقارن أرباحك بالمعلومات الموجودة على W2s وإقراراتك الضريبية. إذا لم تكن قد تلقيت بيان الضمان الاجتماعي مؤخرًا ، فيمكنك طلب تصريح من إدارة الضمان الاجتماعي. في كثير من الأحيان ، لن يظهر الدخل من W2 أو دخل العمل الحر من إقرارك الضريبي في كشف الضمان الاجتماعي الخاص بك. يحتوي SSA على إجراءات لمساعدتك على تصحيح أي أخطاء قد تجدها.
- تحقق من تاريخ تقديم إقرارك الضريبي . تأكد من مرور ثلاث سنوات على الأقل على تقديم الإقرار الضريبي قبل التخلص منه.
- اتصل بمصلحة الضرائب واطلب "سجل حساب" لسنة ضريبية معينة . يمكن لمحاسبك القيام بذلك نيابة عنك ومساعدتك في فهم هذه النسخة المطبوعة من مصلحة الضرائب. في بعض الأحيان يتم إجراء تعديلات على الإقرارات الضريبية بعد تقديمها وقد لا تكون على دراية بها أو كنت قد نسيت ذلك. هذه فرصة للتأكد من تسوية أي مشكلة في مصلحة الضرائب الأمريكية لسنة ضريبية معينة قبل التخلص من وثائقك المهمة.
- قم بمسح مستنداتك الضريبية واحفظها على قرص مضغوط أو محرك أقراص فلاش حتى إذا قمت بإزالة النسخ الورقية. تأخذ النسخ الممسوحة ضوئيًا من مستنداتك مساحة أقل بكثير من الملفات الورقية.
- أجاد المستندات الضريبية والمالية القديمة الخاصة بك. لا تدعهم يجرونهم ويرمونهم في أقرب مهملات! لا تريد أن يتمكن أي شخص من الوصول إلى معلومات التعريف الخاصة بك.
كيف يجب عليك الحفاظ على كل شيء؟
يعد المسح والتوفير على محرك الأقراص الثابت هو أفضل وسيلة لتوفير المساحة ، ولكن يمكن الإبقاء على الإقرارات الضريبية والمستندات ذات الصلة بعدد من الطرق الأخرى أيضًا:
- يتم تنظيم الملفات الورقية حسب السنة مع الإقرارات الضريبية والمستندات ذات الصلة في نفس المجلد.
- استخدم ملف أكورديون أو صندوق لكل سنة.
- احتفظ بملفات منفصلة لأصولك على المدى الطويل.
- اجعل الأقراص المضغوطة أو محركات أقراص فلاش من أثمن المستندات الخاصة بك ووضعها في صندوق ودائع آمن.